Offboarding

Gode rutiner for avslutning av arbeidsforhold gir en følelse av ryddighet, profesjonalitet og skaper gjensidig respekt. En gjennomtenkt offboarding viser nåværende og fremtidige ansatte at de blir verdsatt utover deres bidrag i bedriften. Offboarding er en god, ofte uutnyttet og glemt kilde til kunnskap. Ansatte som forlater arbeidsplassen kan sitte med erfaringer, refleksjoner og tilbakemeldinger som er viktig for bedriftsutviklingen.  

Det er flere praktiske sider ved en offboarding. Når man avslutter et arbeidsforhold er man nødt til å levere tilbake utstyr som nøkkelkort og pc, fjerne tilganger fra ulike systemer og motta attest fra arbeidsgiver. Gjerne vil man også gi den som slutter en liten oppmerksomhet som takk for bidraget i bedriften. Å ha etablert gode rutiner for dette gjør hele prosessen smidigere og enklere å forholde seg til, både for den ansatte som slutter og for arbeidsgiver.  

Men det er flere gode grunner til at du som arbeidsgiver bør bruke tid på å utarbeide en god offboarding.  

En god offboarding styrker bedriftens omdømme som arbeidsplass. Når en ansatt slutter vil han eller hun enten sitte igjen med positive eller negative holdninger til arbeidsplassen. Dette er holdninger som påvirker bedriftens merkevarebygging. Ansatte som forlater bedriften med en positiv holdning vil fortsette å være en ressurs i form av god omtalelse av virksomheten. De vil kunne anbefale selskapet videre som en potensiell arbeidsgiver til bekjente, gi gode referanser til kunder og generelt fremstille selskapet på en positiv måte. 

Ansatte som ender arbeidsforholdet med nøytral eller negativ holdning til bedriften vil sannsynligvis ikke anbefale virksomheten videre til sitt nettverk. I verste fall kan de komme til å snakke virksomheten ned, noe som skader bedriften på sikt.  

Det vil derfor være viktig i en offboarding-prosess at man prøver å gjøre negative holdninger om til positive holdninger.  

Men hvordan gjør man dette?  

En god måte å avslutte et arbeidsforhold på er å ha en avslutningssamtale der man gratulerer den aktuelle personen med nye muligheter hos andre, gir tilbakemeldinger, samt takker for det han/hun har bidratt med i bedriften. Her har man også muligheten til å ta opp og snakke gjennom ting arbeidstaker har behov for slik at de skal kunne få utløp for eventuelle negative holdninger.  

I løpet av en slik samtale kan det også være gunstig for bedriften å kartlegge hvorfor den ansatte har valgt å avslutte arbeidsforholdet og om noe kunne vært gjort annerledes for å forhindre dette. Åpne spørsmål som “Hva har fungert?”, “Hva har ikke fungert?”, “Hvilke forbedringsområder tenker du at bedriften har?”. Med andre ord er poenget at det skal være stor takhøyde for å snakke fritt. Innspill til forbedringsområder er tross alt ønsket fra bedriftens side. Det er lett for den som slutter å tenke at det er fordelaktig å ende på en god tone, og derfor ikke er ærlig i sine tilbakemeldinger til bedriften. For eksempel dersom personen har et ønske enten om referanse fra bedriften, eller som mulig fremtidig arbeidsplass, og derfor er redd for å “skade” relasjonen. Desto viktigere er det at den som har avsluttningssamtalen er klar over disse fallgruvene og innbyr til en åpen dialog, samt presiserer at negative tilbakemeldinger og kritikk settes pris på, og ikke vil påvirke relasjonen mellom ansatt og bedrift negativt. 

Selv om offboardingprosessen er viktig, vil likevel den ansattes inntrykk av arbeidsplassen være påvirket av hele oppholdet i bedriften. Det er ansattreisen i sin helhet som former den ansattes inntrykk av virksomheten. Hvis du som arbeidsgiver sørger for at den ansatte har følt seg sett og ivaretatt gjennom hele ansattreisen, vil grunnlaget for en trygg og ryddig offboaringsprosess allerede være lagt. 

Vi i Grant Thornton kan hjelpe deg med å forbedre din offboardingsprosess