Forslag om utvidet adgang til digitale møter i forbindelse med koronaepidemien

Med hjemmel i koronaloven § 2 foreslår Nærings- og fiskeridepartementet forskrifter om unntak fra reglene om fysisk møte mv. i aksjeloven og allmennaksjeloven («aksjelovene»), samvirkeloven, selskapsloven og stiftelsesloven.

Koronaloven er ikke endelig vedtatt av Stortinget enda, de foreslåtte forskriftsendringene om unntak fra reglene om fysisk møte forutsetter derfor at koronaloven vedtas i tråd med innstillingen.

Hovedregelen i aksjelovene, samvirkeloven, selskapsloven og stiftelsesloven er at saksbehandling skjer i fysiske møter, og at undertegning av protokoller og annet skal skje skriftlig. I situasjonen vi nå er i med koronapandemien, vil dagens krav til fysisk oppmøte ved generalforsamlinger, årsmøter og styremøter kunne være i strid med pålegg fra helsemyndighetene om å unngå unødvendig fysisk kontakt, eller restriksjoner på hvor mange som kan møtes. Det er derfor behov for at møter kan gjennomføres på andre måter enn fysisk møte og at møteprotokoller kan undertegnes ved bruk av elektronisk signatur.

Etter gjeldende aksjelov er det under visse forutsetninger adgang til å avholde både styremøte og generalforsamling uten fysisk møte. Dette er det imidlertid ikke anledning til i allmennaksjeselskaper eller i andre selskapsformer. Departementet foreslår derfor unntak fra regler om fysisk møte i aksjelovene, samvirkeloven, selskapsloven og stiftelsesloven.

Både aksjeloven og allmennaksjeloven åpner for at møteprotokoller kan signeres ved bruk av elektronisk signatur, men dette gjelder ikke for andre selskapsformer. Departementet foreslår derfor at det åpnes for dette i samvirkeloven, selskapsloven og stiftelsesloven.

Selskapene og sammenslutningene som reguleres av aksjelovene, samvirkeloven, selskapsloven og stiftelsesloven har ulike organer med ulike betegnelser. En felles forskrift kan bli lang og vanskelig. For å gjøre unntakene enkle å lese og forstå, har departementet foreslått at det fastsettes fire separate forskrifter med unntak fra henholdsvis aksjelovene, samvirkeloven, selskapsloven og stiftelsesloven. Det foreslås at bestemmelsene i forskriften til aksjelovene også skal gjelde for finansforetak som ikke er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap.

Forskriftene er utformet likt så langt som mulig hvor hovedtrekkene i det materielle innholdet er som følger:

• Unntak fra kravene til fysiske møter i de ulike selskapsorganene. Det foreslås at det kan besluttes at møter i stedet avholdes ved bruk av telefon- eller videomøte eller på annen betryggende måte.
• Unntakene skal gjelde tilsvarende ved styrets møte med revisor etter revisorloven § 2-3.
• Ved styremøter skal alle styremedlemmene så vidt mulig få delta i en samlet behandling av de saker som behandles på annen måte enn fysisk møte.
• Ved generalforsamling/årsmøte o.l som gjennomføres på annen måte enn fysisk møte må det sørges for at alle aksjeeiere/medlemmer o.l kan delta og stemme, og at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på betryggende måte.
• I de tilfeller der møter faktisk skjer i fysisk møte, kan enhver deltaker kreve å få delta per telefon eller video eller på annen betryggende måte uten å være fysisk til stede. Det samme gjelder daglig leder, revisor og andre for saker der disse har rett eller plikt til å delta.
• Det foreslås at forskriftene trer i kraft straks, og gjelder så lenge koronaloven gjelder. Koronaloven opphører å gjelde én måned etter ikrafttredelse.

Forslagene til alle forskriftene kan du lese her.